Strefa Klienta – rozwiązania Enova

Seryjne wysyłanie wezwań do zapłaty e-mail w formacie PDF

Standardową funkcjponalnością modułu ewidencja środków pieniężnych programu enova jest możliwość przygotowania wezwań do zapłaty. Jednak jeżeli firma musi wysyłać wiele wezwań do zapłaty ręczne ich wysyłanie do poszczególnych dłużników może być czasochłonne. Możemy jednak ustawić program enova tak, aby seryjna wysyłka wezwań do zapłaty na adresy email dłużników w formacie PDF była możliwa.

Przygotowanie wezwań do zapłaty

Jeżeli nie mamy jeszcze przygotowanych wezwań do zapłaty w ewidencji środków pieniężnych otwieramy rozrachunki wg dokumentów i ustawiamy zakres wyświetlanej listy do kontrahentów. Wezwania możemy przygotwać również w sekcji rozrachunków wg kontrahentów jednak wtedy musi to robić osobno dla każdego dłużnika.

Jeżeli chcemy przygotować wezwania do zapłaty tylko dla wybranych dokumentów należy je zaznaczć. Jeżeli dla wszystkich przeterminowanych możemy pozostawić dokumenty niezaznaczone. Na liście dokumentów klikamy prawy guzik myszy (lub wybieramy czynności w górnym menu programu) i wybiramy naliczanie wezwań do zapłaty

Wypełniamy podstawowe parametry dla przygotowywanych wezwań do zapłaty.

Podmiot – jeżeli przygotowujemy dla wszyskich dłużników pole pozostawiamy puste.
Tylko zaznaczone – jeżeli chcemy przygotować dla wcześniej zaznaczonych, pole należy zaznaczyć.
Nieprzeterminowane – jeżeli zaznaczymy na dokumentach pojawią również dokumenty jeszcze nie wymagane do zapłaty
Naliczaj od kwoty – zastaną naliczone tylko dla kontahentów u których są dokumenty na przynajmniej podana w tym polu kwotę
Rachunek firmy – rachunek bankowy, który zostanie podany na wezwaniu do zapłaty

Pojawi nam się lista przygotowanych wezwań do zapłaty. Na tym etapie możemy je przeglądać i ewentualnie zbędne usuwać. Po sprawdzeniu wygenerowanej listy wezwań do zapłaty zaznaczamy wszystkie dokumenty wezwań i klikając prawy guzik myszy wybieramy czynności i zatwierdzamy dokumenty. Zapisujemy całą listę.

Lista gotowych wezwań do zapłaty pojawia się w ewidencji środków pieniężnych -> dokumenty rozliczeniowe -> wezwania do zapłaty

Na tym etapie możemy je drukować i wysyłać w tradycyjny sposób. Dla automatycznej wysyłki email należy zdefiniować adres email kontrahenta.

Zdefiniowanie adresu email na karcie kontrahenta

Na karcie kontrahenta w polu rodzaj kontaktu wybieramy adres e-mail . w polu kontakt wpisujemy adres e-mail kontrahenta. Adresów e-mail można wpisać więcej, jednak program enova automatycznie wyśle wszelką korespondencję tylko na pierwszy adres podany na liście.

Zdefiniowanie naszego adresu email wysyłki

Automatyczna wysyłka korespondencji na adresy e-mail kontrahentów (wezwania do zapłaty, faktury itp.) wymaga zdefiniowania naszego adresu e-mail, z którego wysyłka będzie realizowana. Wysłka odbywa się wprost z programu enova bez uczestnictwa innego programu pocztowego.
Wchodzimy do opcji programu enova i przechodzimy do sekcji systemowe, a następnie asystent. Definiujemy adres wysyłki zgodnie z ustawieniami naszego dostawcy usług pocztowych. Można również realizować wysyłkę z kont e-mail opeatorów. Wymaga to zdefinionwania adresów e-mail dla poszczególnych operatórów.

Ustawienie programu enova do wysyłki seryjnej e-mail

O ile wysłka np. faktur sprzedaży nie wymaga dodatkowych ustawień o tyle wysyłka dokumentów z ewidencji środków pieniężnych na adresy e-mail podane w kartotekach kontrahentów wymaga dodatkowego ustawienia (nie widać adresów e-mail w EŚP). Musimy wgrać do programu enova dodatkowy plik xml, który pozwoli na ustawienia w EŚP kolumny z adresem e-mail kontrahenta. Plik można pobrać tutaj . Pobrany kod należy zapisać w pliku o rozszerzeniu xml.
Następnie wgrywamy plik do programu enova:

Przodzimy do EŚP -> dokumenty rozliczeniowe -> wezwania do zapłaty i w otartym jednym wezwaniu do zapłaty włączamy widoczność cech:

W zakładce cechy wybieramy pola , a następnie wyświetlane cechy.

Ustawiamy cechę test i zapisujemy ustawienia.

W organizatorze widoku “wyciągamy” pole test na listę wezwań do zapłaty.

Zapisujemy ustawienia listy aby dodane pole z adresem e-mail nie zniknęło po wyjściu z listy. W tym celu klikamy prawym guzikiem myszy na liście i zapisujemy ustawienia.

Seryjna wysłka wezwań do zapłaty

Teraz pozostało nam już tylko wysłanie wszytkich wezwań do zapłaty na adresy e-mail dłużników. Każdy odbiorca dostanie tylko wezwanie, które dotyczy tylko jego. Wybieramy interesujący nas rodzaj wydruku:

Wybieramy wyślij email PDF

Wybieramy nowy wzór emaila

Definiujemy standardową treść wysyłanej wiadomości e-mail z wezwaniem do zapłaty. W polu odbiorcy ręcznie wpisujemy Features.test co spowoduje podstawienie w tym polu adresów e-mail poszczególnych kontrahentów. Uzupełniamy pole tytuł oraz treść wiadomości e-mail. Musi to być tytuł i treść uniwersalna ponieważ wszyscy dostana e-maila z taką samą treścią i załączonym odpowiednim wezwaniem do zapłaty w formie PDF.

Pojawia się ostatnie okno wydruku/wysyłki. Standardowo druk wezwania do zapłaty posiada oryginał i kopię. Przy wysyłce w formie e-mail w formacie PDF nie ma potrzeby załączania oryginału i kopii. Wybieramy też czy odsetki mają być na wezwaniu wykazane i w jaki sposób.

Po zatwierdzeniu tego okna rozpocznie się automatyczna wysyłka z programu enova. Wysłanych wiadomości nie widać na żadnej liście. Nie można ich przeglądać. Wysłka e-mail PDF z programu enova wymaga zainstalowania wirtualnej drukarki NovaPDF dostarczanej rezem z programem enova. Seryjna wysyłka w formacie PDF w opisany wyżej sposób przy logowaniu przez pulpit zdalny nie jest możliwa. Ten sam mechanizm można zastosować do innych dokumentów w EŚP (np. potwierdzenia salda).

ROZWIĄZANIA ENOVA

INSTRUKCJE

CHCESZ NAM ZADAĆ PYTANIE?
Napisz do nas na biuro@kander.com.pl lub skorzystaj z formularza kontaktowego.

Menu